Compliance­management

Die Umsetzung des Bekenntnisses zu verantwortungsbewusstem, ethisch einwandfreiem und rechtmäßigem Verhalten wird im Rahmen des Compliance-Managements sichergestellt. Es basiert auf einer Reihe von anerkannten Grundelementen:

Recht und Gesetz erfordern ebenso wie unser Code of Conduct und unsere internen Richtlinien, dass die Führungskräfte und Mitarbeiter von DHL Group die geltenden Vorschriften einhalten. Als eines der weltweit führenden Unternehmen seiner Branche begegnet DHL Group aber auch steigenden Anforderungen, die Investoren, Kunden und Geschäftspartner an das Unternehmen stellen. Mit dem Aufbau eines Compliance-Management-Systems bei DHL Group wollen wir diesen Herausforderungen und möglichen Risiken adäquat Rechnung tragen.

Um die besondere Bedeutung der Korruptionsprävention hervorzuheben, wurde bereits im Jahr 2009 die Antikorruptionsrichtlinie eingeführt, um Situationen zu vermeiden, die die Integrität unseres Verhaltens in Frage stellen können.  Des Weiteren beinhaltet diese Richtlinie Regeln zur Überprüfung unserer Geschäftspartner, einschließlich Subunternehmer, Joint Venture-Partner, Agenten und Berater.

Die Richtlinie Kartellrecht aus 2018 ersetzt die Wettbewerbsrichtlinie von 2009 und regelt die grundsätzliche Verpflichtung, den Wettbewerb am Markt nicht zu beschränken.

Von unseren Führungskräften erwarten wir, dass sie sichtbares Vorbild in Haltung und Werten sind, die Unternehmenskultur von DHL Group in allen Belangen unterstützen und unsere Leitlinien an Mitarbeiter und Geschäftspartner weitergeben. Damit unsere Mitarbeiter und Geschäftspartner die Compliance-Regeln verstehen und einhalten, unterstützen wir sie mit gezielter Kommunikation und Schulungen. Außerdem ermutigen wir unsere Mitarbeiter, gegenüber Verstößen wachsam zu sein und diese zum Beispiel über unser Hinweisgebersystem zu melden. Dies ist die Basis für eine gelebte Compliance-Kultur im gesamten Konzern, deren Grundlage sich im Code of Conduct findet.

Compliance ist originäre Führungsaufgabe und Verantwortung aller Führungsgremien im Konzern. Die Verantwortung für die Ausgestaltung des Compliance-Management-Systems liegt beim Chief Compliance Officer, der direkt an den Finanzvorstand berichtet. Unterstützt wird er vom Global Compliance Office, das konzernweit Standards für das Compliance-Management entwickelt und die entsprechenden Aktivitäten der Unternehmensbereiche begleitet.

In jedem Unternehmensbereich gibt es einen Compliance Officer, der lokal auf weitere Ressourcen zurückgreifen kann und regelmäßig an seinen divisionalen Vorstand berichtet. Die Aktivitäten und Berichtsinhalte der divisionalen Compliance Officer und des Global Compliance Office fließen in den Quartalsbericht an den Gesamtvorstand sowie in den jährlichen Bericht an den Finanz- und Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats ein.

Die kontinuierliche Untersuchung und Bewertung des konzernspezifischen Risikoprofils ist zentraler Bestandteil des Compliance-Management-Systems; das System ist dabei auf die Themen Wettbewerbs- und Kartellrecht, Bestechung und Korruption sowie Betrugs- und Unterschlagungstatbestände zu Lasten des Unternehmensvermögens ausgerichtet.

Auf Grundlage der identifizierten DHL Group Compliance-Risiken werden Grundsätze und Maßnahmen eingeführt, die risikominimierend wirken (z.B. Geschäftspartner-Screening) und damit der Prävention von Compliance Verstößen dienen.  In der Auswahl seiner externen Geschäftspartner ist der Konzern außerordentlich sorgfältig und wählerisch.  Ein spezifisches Compliance-Screening für Subunternehmer, Joint Venture-Partner, Agenten, Berater oder andere externe Geschäftspartner greift, wenn bestimmte, in der Antikorruptionsrichtlinie festgehaltene Kriterien erfüllt werden.  Zudem wird über den Code of Conduct für Lieferanten - in Zusammenarbeit mit dem Konzerneinkauf - sichergestellt, dass unsere Lieferanten und Subunternehmer die Erwartungen von DHL Group kennen und erfüllen.

Das Compliance-Programm umfasst zudem Maßnahmen zur Identifizierung und Bearbeitung von Compliance-Verstößen (Hinweisgebersystem).

Jeder relevante Mitarbeiter und externe Geschäftspartner ist über das DHL Group Compliance-Programm informiert.  Die Weitergabe von notwendigen Informationen sowie das Sicherstellen, dass das Compliance-Programm – und damit die entsprechenden Aufgaben im Compliance-Management-System – verstanden werden, stehen bei der Compliance-Kommunikation im Vordergrund. Ein spezielles Online-Trainingsprogramm wurde entwickelt, um relevante Zielgruppen bzgl. der allgemeinen Integritätsstandards des Konzerns sowie zu weiteren spezifischen Themen wie Korruption und wettbewerbsrechtlichen Aspekten zu schulen.

Die Struktur der Compliance-Organisation sowie des Compliance-Programms ist auf die Anforderungen und Bedürfnisse von DHL Group abgestimmt. Zusätzliche Maßnahmen, um Compliance-Risiken zu vermeiden, werden aus den Ergebnissen der Compliance-Risikoanalyse sowie den Compliance-Audits abgeleitet.

Zudem werden Erkenntnisse aus den gemeldeten Verstößen genutzt, um das Compliance-System laufend zu verbessern und weiterzuentwickeln sowie die Integrität und Nachhaltigkeit des Compliance-Programms zu gewährleisten.