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DHL Group führt Coupa als globale eProcurement-Plattform ein

Was ist Coupa?

Wir haben uns für Coupa als eProcurement-Plattform entschieden, die ein kostenloses Lieferantenportal und Benachrichtigungsfunktionen[SAN] für alle unsere Lieferanten bereitstellt.

Coupa ermöglicht den vollständig elektronischen Austausch von Bestellungen(PO), Bestellbestätigungen und Rechnungen innerhalb einer Plattform. Außerdem können die Anbieter ihre Kataloginhalte und Unternehmensinformationen hochladen und verwalten. 

Was sind die Vorteile eines Coupa-Beitritts?

  • Keine Gebühren: Alle Funktionalitäten, einschließlich der Katalogverwaltung, der elektronischen Bestellung und der Rechnungsstellung, sind kostenlos.
  • Zeitersparnis: Sie müssen nicht mehr anrufen oder eine E-Mail schreiben, um Ihre Bestellungen und Rechnungen zu überprüfen. Mit Coupa erhalten Sie in Echtzeit Einblick in den Status Ihrer Bestellungen und Rechnungszahlungen.
  • Direkte Kommunikation: Der Chat innerhalb des Systems ermöglicht es Ihnen, direkt mit dem richtigen Ansprechpartner bei DHL Group zu sprechen.
  • Benutzerfreundlichkeit und Fehlerreduzierung: Mit der Funktion PO-flip können Sie Ihre Bestellungen mit einem Klick automatisch in Rechnungen umwandeln. Auf diese Weise wird Ihre Rechnung rechtzeitig verbucht und bezahlt.
  • Verbesserte Sichtbarkeit: Finden Sie alle Aufträge von DHL Group und die dazugehörigen Rechnungen im CSP-Portal.
  • Reduzieren Sie den Papierverbrauch: Die Einführung der elektronischen Kommunikation wird Ihren Fahrplan für Nachhaltigkeit unterstützen. Mit Coupa können Sie einen vollständigen PTP-Prozess elektronisch durchführen.

Zeitplan für die Umsetzung

DHL Group ist ein breit aufgestelltes Unternehmen, und bei unserem Coupa-Projekt verfolgen wir einen mehrstufigen Implementierungsansatz.

Zeitplan ausklappen

  • Go LiveUnternehmenRechnungsstellung via Coupa*
    Januar 2026Deutsche Post AG (selected departments)Ja
    Januar 2026DHL eCommerce (Poland) Sp. z o.o.Nein
    Januar 2026DHL Information Services (Americas), Inc.Ja
    Januar 2026DHL Parcel Iberia S.L.Ja
    Januar 2026DHL eCommerce Holding GmbHJa
    Weitere Einführungsdaten werden im Laufe des Jahres 2026 bestätigt.

    *Bitte beachten Sie, dass Coupa für Unternehmen, die mit "Ja" markiert sind, der bevorzugte Kanal für die Rechnungseinreichung ist. Der Rechnungsstellungsprozess für andere DHL-Unternehmen ändert sich nicht.

  • Go LiveUnternehmenRechnungsstellung via Coupa*
    Januar 2025DHL Freight (Belgium) nvNein
    Januar 2025DHL Freight (Netherlands) B.V.Nein
    Januar 2025DHL Freight Finland OY/FreightNein
    Januar 2025DHL Global Forwarding (Australia) Pty Ltd.Nein
    Januar 2025DHL Global Forwarding (Belgium) NVNein
    Januar 2025DHL Global Forwarding (Finland) OyNein
    Januar 2025DHL Global Forwarding (Hong Kong) LimitedNein
    Januar 2025DHL Global Forwarding (Luxembourg) S.A.Nein
    Januar 2025DHL Global Forwarding (Thailand) LtdNein
    Januar 2025DHL Logistics (Schweiz) AGNein
    Januar 2025DHL Logistics (Schweiz) AGNein
    Januar 2025DHL Logistics Private LimitedNein
    Januar 2025Freight Central Eastern EuropeNein
    Januar 2025Gerlach & Co Internationale Expediteurs B.V.Nein
    Januar 2025Gerlach AGNein
    Januar 2025Gerlach BelgiumNein
    April 2025US - Air Express International USA, Inc. (DGF USA)Nein
    April 2025Sky Courier, Inc. (DGF USA)Nein
    April 2025DHL (Costa Rica) S.A.Nein
    April 2025DHL Management CENAM S.A.Nein
    April 2025DHL Global Forwarding Zona Franca (Costa Rica) S.A.Nein
    April 2025DHL Transportes (Brazil) Ltda.Nein
    April 2025DHL Global Forwarding Argentina S.A.Nein
    April 2025DHL Global Forwarding (Brazil) Logistics Ltda.Nein
    April 2025DHL Global Forwarding Spain, S.L.Nein
    April 2025DHL Global Forwarding Portugal, Lda.Nein
    April 2025DHL Global Forwarding (Austria) GmbH (DGF)Nein
    April 2025DHL Freight Spain, S.L.Nein
    April 2025DHL Freight Portugal, Unipessoal Lda.Nein
    April 2025DHL Global Forwarding (Austria) GmbH (Freight)Nein
    April 2025DHL Nordic ABNein
    April 2025DHL Freight (Sweden) ABNein
    April 2025Gerlach Sweden ABNein
    Juli 2025Shanghai Danzas Freight Agency Co. Ltd.Nein
    Juli 2025DHL Global Forwarding (China) Co., Ltd.Nein
    Juli 2025Danzas AEI Logistics (Shanghai) Co. Ltd.Nein
    Juli 2025DHL Freight (Denmark) A/SNein
    Juli 2025DHL Global Forwarding (Denmark) A/SNein
    Juli 2025PT DHL Global Forwarding IndonesiaNein
    Juli 2025DHL Global Forwarding Freight Shared Services (India) LLPNein
    Juli 2025DHL Global Forwarding (Italy) S.p.A./ FreightNein
    Juli 2025DHL Global Forwarding (Italy) S.p.A.Nein
    Juli 2025DHL Global Forwarding  Lanka (Pvt ) LtdNein
    Juli 2025Exel Logistics Services Lanka Pvt LtdNein
    Juli 2025DHL Global Forwarding (Netherlands) B.V.Nein
    Juli 2025DHL Global Forwarding (Norway) ASNein
    Juli 2025DHL Global Forwarding (Singapore) Pte. Ltd., Taiwan BranchNein
    Juli 2025Gerlach UKNein
    Juli 2025DHL Freight UKNein
    Juli 2025DHL Global Forwarding (Vietnam) CorporationNein
    Juli 2025DHL Consulting GmbHJa
    Dezember 2025DHL Global Forwarding (Colombia) S.A.S.Nein
    Dezember 2025DHL Global Forwarding Zona FrancaNein
    Dezember 2025DGF Global Forwarding Deposito AduanerNein
    Dezember 2025Agencia de Aduanas DHL Global Forwarding (Colombia) S.A. Nivel 1Nein
    Weitere Einführungsdaten werden im Laufe des Jahres 2026 bestätigt.

    *Bitte beachten Sie, dass Coupa für Unternehmen, die mit "Ja" markiert sind, der bevorzugte Kanal für die Rechnungseinreichung ist. Der Rechnungsstellungsprozess für andere DHL-Unternehmen ändert sich nicht.

  • Go LiveUnternehmenRechnungsstellung via Coupa*
    Januar 2024DHL Global Forwarding (Ireland) LimitedNein
    Januar 2024DHL Global Forwarding (Malaysia) Sdn. Bhd.Nein
    Januar 2024DHL Global Forwarding (Philippines) Inc.Nein
    Januar 2024DHL Global Forwarding (Poland) Sp. z.o.o.Nein
    Januar 2024DHL Global Forwarding (Sweden) ABNein
    Januar 2024DHL Global Forwarding(Singapore) Pte LtdNein
    März 2024DHL Freight CZ s.r.o. (Czech Republic)Nein
    März 2024DHL Freight Slovakia, s.r.o. (Slovakia)Nein
    Juli 2024DHL Information Services (Europe) s.r.o. (Czech Republic)Ja
    Juli 2024DHL INFORMATION SERVICES (INDIA) LLPNein
    Juli 2024DHL Information Services (Asia-Pacific) Sdn. Bhd. (Malaysia)Nein
    Juli 2024DHL Data & Analytics GmbH (Germany)Ja
    Juli 2024Deutsche Post Global Mail (France) SASJa
    September 2024GERLACH spol. s r.o. (Czech Republic)Nein
    September 2024Gerlach European Customs Services, spol. s r.o. (Slovakia)Nein
    Oktober 2024DHL Express Ireland Ltd.Ja
    Oktober 2024DHL Global Forwarding (Canada) Inc.Nein
    Oktober 2024DHL Global Forwarding (CZ) s.r.o.Nein
    Oktober 2024DHL Globál Szállitmányozási KftNein
    Oktober 2024DHL Freight (France) SASNein
    Oktober 2024DHL Freight Hungary Forwarding and Logistics LLCNein
    Oktober 2024Gerlach Sp.z o.o.Nein
    Oktober 2024One Stop Box GmbHJa
    Dezember 2024DHL Freight Sp. Z o. o. (Poland)Nein
    Dezember 2024DHL Global Forwarding UK Ltd.Nein
    Weitere Einführungsdaten werden im Laufe des Jahres 2025 bestätigt.

    *Bitte beachten Sie, dass Coupa für Unternehmen, die mit "Ja" markiert sind, der bevorzugte Kanal für die Rechnungseinreichung ist. Der Rechnungsstellungsprozess für andere DHL-Unternehmen ändert sich nicht.

  • Go LiveUnternehmenRechnungsstellung via Coupa*
    April 2023DHL Global Forwarding (France) SASNein
    Juli 2023Deutsche Post Customer Service Center GmbH (Germany)Ja
    Juli 2023Deutsche Post IT Services GmbH (Germany)Ja
    Juli 2023DHL eCommerce Solutions (US)Ja
    Weitere Einführungsdaten werden im Laufe des Jahres 2024 bestätigt.

    *Bitte beachten Sie, dass Coupa für Unternehmen, die mit "Ja" markiert sind, der bevorzugte Kanal für die Rechnungseinreichung ist. Der Rechnungsstellungsprozess für andere DHL-Unternehmen ändert sich nicht.

Übersicht über die Transaktionsmethode

Es gibt drei Hauptwege, auf denen Sie mit DHL Group über Coupa Transaktionen durchführen können:

 Aktionsbezogene Benachrichtigungen für Lieferanten (SAN)Coupa LieferantenportalcXML-Integration
Funktionsweise:
  • Empfangen Sie Bestellungen per E-Mail und wandeln Sie sie direkt in eine Rechnung um
  • Sie müssen sich nicht registrieren oder ein Konto erstellen
  • Erhalten Sie Ihre POs in einem zentralen Posteingang
  • Erstellen und Hochladen von Katalogen für Ihre Kunden
  • Nutzen Sie den Vorteil, Teil eines großen Coupa-Netzwerks zu sein, um neue Geschäftsmöglichkeiten zu entdecken
  • Integrieren Sie den Austausch von Bestellungen, Rechnungen und Punch-out-Katalogen direkt mit DHL Group
  • Erfordert Ressourcen für die Einrichtung, ermöglicht aber erhebliche Einsparungen durch Automatisierung
Bestimmt für:
  • Einfache Lösung für die meisten kleinen und mittelgroßen Anbieter
  • Geeignet für die meisten mittelgroßen und großen Anbieter
  • Geeignet für Anbieter mit besonders hohem Transaktionsvolumen

Wenn Sie an der Einrichtung einer cXML-Integration mit DHL Group haben, kontaktieren Sie bitte CoupaSupplierEnablement@dhl.com

Schulungsunterlagen

Beitritt zum Coupa Lieferantenportal

  • Einladungs- und Registrierungsprozess
  • Zusammenlegung von Konten
  • Hinzufügen von Benutzern zu Ihrem Coupa-Konto
  • Registrierung über PO
Beitritt zum Coupa Lieferantenportal

Bestellmanagement

  • PO über CSP empfangen und einsehen
  • Empfangen und Anzeigen von PO über SAN
  • Bestätigen Sie PO über CSP
  • Bestätigen Sie PO über SAN
  • PO-Status und seine Bedeutung
  • Wie man Formulare verwendet
Bestellmanagement

Rechnungsmanagement

  • Erstellen einer Rechnung
  • Erstellen einer Gutschrift
  • Erstellen einer Organisation
  • Status der Rechnungen
Rechnungsmanagement

Katalogverwaltung

  • Kataloge im CSP verwalten
  • Einen Katalog im CSP erstellen
  • Einzelne Katalogpositionen erstellen
Feldbeschreibungen Katalogverwaltung

FAQs

  • Die Nutzung von Coupa ist kostenlos.

  • Für die Unternehmen, die noch nicht zu Coupa migriert sind, ändert sich vorerst nichts. Sie werden mit diesen Unternehmen auf dieselbe Art und Weise verkehren wie bisher. Unser Ziel ist es, irgendwann alle unsere Unternehmen auf Coupa umzustellen und wir informieren unsere Lieferanten immer, wenn bestimmte Unternehmen migriert werden.

  • Für die Unternehmen, die noch nicht zu Coupa migriert sind, ändert sich vorerst nichts. Sie werden mit diesen Unternehmen auf dieselbe Art und Weise verkehren wie bisher. Unser Ziel ist es, irgendwann alle unsere Unternehmen auf Coupa umzustellen und wir informieren unsere Lieferanten immer, wenn bestimmte Unternehmen migriert werden.

    Sobald alle DHL-Unternehmen innerhalb eines Landes auf Coupa migriert sind, werden Sie vom DHL-Team darüber informiert, dass die Aktualisierung des auf der BeNeering myCatalogCloud-Plattform gehosteten Katalogs nicht mehr erforderlich ist und dass dieser Katalog deaktiviert wird. Bis Sie diese Nachricht erhalten, halten Sie bitte den von BeNeering gehosteten Katalog regelmäßig auf dem neuesten Stand.

  • Ja, wenn das Unternehmen, mit dem Sie Handel treiben, die Coupa-Rechnungsstellung nutzt. Ansonsten ändert sich an Ihrem Rechnungsstellungsprozess nichts.

    Welche DHL-Unternehmen die Rechnungsstellung über Coupa nutzen, können Sie dem Implementierungsplan entnehmen.

    Für Anweisungen zur Rechnungsstellung folgen Sie bitte den Links im Abschnitt "Rechnung an" auf der Bestellung.

  • Das bedeutet, dass die mit Ihrer Bestellung verbundene Kostenstelle nicht aktiv ist. Bitte nehmen Sie Kontakt mit dem PO-Eigentümer auf. Sie finden die Kontaktdaten in der Kopfzeile der Bestellung im Abschnitt "Kontakt".

  • Das Problem liegt bei den Benutzerrechten: Überprüfen Sie ihre Einstellungen auf der Registerkarte "Einstellung", wählen Sie "Benutzer" und "Benutzerzugriff bearbeiten".  Vergewissern Sie sich, dass DHL Group im Abschnitt Kunde ausgewählt ist.

    Wenn die DHL Group überhaupt nicht sichtbar ist, bedeutet das, dass eine neue Einladung von DHL ausgestellt werden muss. Bitte wenden Sie sich an coupasupplierenablement@dhl.com und bitten Sie darum, dass Ihnen eine neue Einladung zugeschickt wird.

  • Bitte wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner im Unternehmen, der Ihnen weiterhelfen kann.

    Bitte beachten Sie, dass die Aktualisierung Ihrer Unternehmensdaten im Coupa Supplier Portal keine Änderung Ihrer Unternehmensdaten in den DHL-Systemen bewirkt.

  • In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass sich einige Anbieter erneut registrieren lassen müssen. Dies geschieht, um sicherzustellen, dass alle Ihre Daten auf dem neuesten Stand sind und/oder um die internen Anforderungen von DHL zu erfüllen. Eine zusätzliche Registrierung kann auch erforderlich sein, wenn der Lieferantendatensatz auf einen anderen DHL-Bereich ausgedehnt wird. Vielen Dank für Ihre Geduld und Ihr Verständnis.

Zusätzliche Informationen/Unterlagen

Support

  • Bei Fragen zum Aktivierungsprozess, zur Kontoregistrierung und zu Einladungen wenden Sie sich bitte an: CoupaSupplierEnablement@dhl.com
  • Bei Fragen zu Bestellungen wenden Sie sich bitte an die auf der Bestellung angegebene Kontaktperson von DHL Group.
  • Bei Fragen zu den Rechnungen und Zahlungen folgen Sie bitte den Anweisungen auf der Bestellung im Abschnitt "Rechnung an".
  • Bestellung im Abschnitt "Rechnung an".
  • Für technische Ausgaben im Zusammenhang mit der Coupa-Plattform besuchen Sie uns: https://supplier.coupa.com/help/